Definición de actividades necesarias para mantener el proyecto bajo control: Rubrica 2

Existen varias herramientas para crear este análisis de detección, aunque lo más habitual es:
Entrevistar al responsable de formación (conocer los planes formativos de los últimos años, evaluaciones y política de formación y recursos humanos)
Definir fuentes de información (descripción de puestos, competencias, instrumentos de recogida de información, cronograma de actividades de la empresa)
Recoger información, por medio de cuestionarios a trabajadores de la empresa
Analizar los resultados y hacer una propuesta de mejora en base a las necesidades detectadas.
Lo último es crear el plan de formación de la empresa y aplicarlo

A los jefes de área o responsables de formación les corresponde una entrevista, a los trabajadores un cuestionario. Si hay muchos trabajadores, se puede elegir una muestra representativa para hacer la valoración. Se estudiará el análisis de políticas y objetivos generales de la empresa y el análisis de puestos para conseguir datos que sirvan para valorar las necesidades formativas existentes o que podrían ayudar a la empresa a conseguir una mayor productividad.

Modelo de rueda de la formación.

Es un modelo que define el análisis de necesidades formativas como un proceso de identificación de las necesidades de formación que derivan de las necesidades del negocio o empresa, la especificación de las necesidades formativas y cómo revolver eficientemente las necesidades.

Modelo de elementos de la organización

Este modelo es capaz de relacionar las actividades y recursos, el desempeño individual, las consecuencias sociales y los resultados de la empresa con los resultados que la empresa consigue de forma interna y externa.

Modelo organización-tarea-persona

Hace una categorización en niveles de análisis: organización, puesto y persona, además de las habilidades conocimientos y aptitudes.

Modelo de análisis anticipatorio de necesidades de formación

Busca crear un marco conceptual para identificar y analizar cambios futuros en la empresa, haciendo que los trabajadores se adapten a los cambios del entorno y próximos cambios que afecten a demandas de competencias.

Modelo de análisis del desempeño

Busca identificar y determinar las causas de discrepancias entre el desempeño que se espera y el existente, o entre un empleado medio y un empleado modelo.

ü Que es un Objetivo de proyecto y como se estructura.

Los objetivos generales y específicos de un proyecto son herramientas de trabajo para cumplir con el propósito principal del proyecto en sí. Todas estas metas han de ser coherentes con las estrategias y la misión de la empresa.

El proyecto por objetivos tiene relación directa con la descomposición del trabajo. Con ello, no sólo aumentamos nuestra productividad diaria, si no que a medida que vamos validando un objetivo, la satisfacción por el trabajo hecho nos genera un bienestar que sirve de gasolina para seguir cumpliendo metas.

Así pues, el trabajo por objetivos nos aporta:

· Organización en las tareas

· Planificación más exhaustiva

· Descomposición del trabajo y asignación de tareas

· Productividad

· Satisfacción por el trabajo alcanzado

· Comunicación con todo el equipo

Asignar correctamente objetivos para un proyecto puede llegar a ser una tarea complicada. Pues será nuestra guía más preciada para alcanzar lo que buscamos al realizar el proyecto. Sin estos pasos estaríamos perdidos.

El origen de los proyectos suele anticipar el éxito o el fracaso de los mismos. De ahí que elaborar su estructura no sea un asunto menor: significa saber qué lo justifica, cómo se desarrollará, en qué etapas estará dividido, quiénes lo llevarán a cabo y en función de cuáles expectativas o proyecciones. Aun así, es imposible hablar de una única forma de estructurar los proyectos. Cada caso tiene unas necesidades distintas a las que se deben dar respuesta.

Por ejemplo, la estructura de un proyecto a largo plazo no puede ser la misma que la de otro de duración media o corta. O lo mismo entre un proyecto gestado por una empresa consolidada en el mercado y otra que recién se ha puesto en marcha. Elementos como los destinatarios, los recursos disponibles, el número de implicados y las expectativas son algunos de los condicionantes en este sentido.

ü Que es un alcance de proyecto y como definirlo.

El alcance de un proyecto es la suma de todos los productos y sus requisitos o características. Se utiliza a veces para representar la totalidad de trabajo necesitado para dar por terminado un proyecto.

El alcance de un proyecto reúne todo lo necesario para alcanzar los objetivos que perseguimos al ejecutar un proyecto. Responde así a todos los objetivos que se esperan conseguir en la finalización del mismo. Por ello, es tan importante saber cómo definir el alcance de un proyecto, el cual nos determinará las actividades y demás de elementos necesarias para alcanzar esos objetivos.

ü Que son los Entregables de proyecto.

El término entregable es utilizado en la gestión proyectos para describir un objeto, tangible o intangible, como resultado del proyecto, destinado a un cliente, ya sea interno o externo a la organización. Un entregable puede ser un reporte, un documento, un paquete de trabajo, una actualización de servidor o cualquier otro bloque de construcción resultado del proyecto en su totalidad.

Un entregable puede estar compuesto de múltiples entregables. El término puede referirse a un resultado a alcanzar (por ejemplo, "La compañía asegura que se volverá rentable este año") o un resultado a ser proporcionado (por ejemplo, "El entregable del proyecto consiste en un dispositivo electrónico y su software controlador"). Sin embargo, un entregable como resultado a alcanzar varía al "peldaño de un proyecto", ya que este último es una medición del progreso del resultado, mientras que el entregable es el resultado en sí. En un proyecto típico, un peldaño puede ser la terminación del diseño de un producto, mientras que el entregable sería el diagrama técnico del producto.

El entregable es más que un solo documento del proyecto, ya que este último es, generalmente, parte del entregable. El entregable puede estar constituido o contener una serie de documentos y/u objetos físicos. En la construcción, un entregable (paquete de trabajo) es cualquier pieza de trabajo gestionado por el ingeniero civil.

En proyectos técnicos, los entregables puede ser clasificados como un hardware, un software o una documentación técnica.

En el esfuerzo de contratos, un entregable puede referirse a un objeto requerido específicamente por la documentación del contrato, un objeto definido en la lista de requerimientos del contrato o puede estar mencionado en el enunciado de trabajo.

Un entregable físico puede ser despachado en el lugar, o directamente con el cliente, como un objeto parcial previsto en el contrato. Por ejemplo, cuando la organización haya comenzado parte del diseño del entregable, este puede ser presentado con anterioridad al cliente o al proveedor, con objetivo de planificar y/o empezar las compras y requerimientos de materia prima, aun así, si otros parámetros no han sido contemplado por el diseñador del entregable.

De esta manera, es posible el ahorro y/o reducción de tiempos, disminuyendo el plazo de suministro final del proyecto. Esta actividad de diseño puede ser representado con dibujos de "nube", representado partes aún no diseñadas o contempladas del entregable. (por ejemplo, tamaño o características), las cuales serán evaluadas posteriormente. El resultado en tanto, puede ser "entregado" a las partes interesadas (por ejemplo: clientes, proveedores u otros miembros de la organización)

ü Que es un riesgo de proyecto.

El riesgo en un proyecto es un evento incierto o condición incierta que, si ocurre, tiene un efecto positivo o negativo sobre el proyecto. ... Riesgos conocidos son aquellos que fueron identificados, analizados, y que es posible encontrar una minimización de su probabilidad de ocurrencia o de su impacto.

ü Como realizar la gestión de riesgo para un proyecto.

En el contexto de proyecto, riesgo implica las amenazas de sufrir daño o pérdida (resultado negativo) y también incluye las oportunidades (resultados positivos). La administración de riesgo es el medio a través del cual la incertidumbre se maneja de forma sistemática con la finalidad de disminuir la probabilidad de ocurrencia de resultados negativos y aumentar la probabilidad de lograr los objetivos del proyecto.

La evaluación de riesgo es probablemente el paso más importante en un proceso de gestión de riesgos y también el paso más difícil y con mayor posibilidad de cometer errores. Durante esta etapa se deben identificar los diferentes riesgos existentes, determinar la probabilidad de la ocurrencia y las consecuencias que podrían generar, así como también clasificarlos. Es conveniente para mayor claridad agrupar los riesgos en grupos de acuerdo por ejemplo a su peligrosidad.

En segundo lugar, se encuentran las técnicas y estrategias necesarias gestionar los riesgos que presentan mayores probabilidades de impacto, así como también, establecer las acciones a ejecutar en respuesta de estos eventos. Dichas acciones deben ser supervisadas de acuerdo a la eficacia de las estrategias y de los niveles de modificación de los riesgos a lo largo del proyecto.

· Planificación de la gestión de riesgos: En el cual se decide, como enfocar, planificar y ejecutar las actividades de gestión de riesgos para un proyecto.

· Identificación de riesgos: Permite determinar qué riesgos pueden afectar al proyecto y documentar sus características.

· Análisis cualitativo de riesgos: Cada riesgo se clasifica según su probabilidad de ocurrencia e impacto, para realizar otros análisis o acciones posteriores.

· Análisis cuantitativo de riesgos: Cada riesgo identificado en los objetivos generales del proyecto es analizado según su efecto.

· Planificación de la respuesta a los riesgos: Se desarrollan opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto.

· Seguimiento y control de riesgos: Una vez identificados los riesgos del proyecto, es necesario realizar un seguimiento a éstos, además de supervisar los riesgos residuales, identificar nuevos riesgos, ejecutar planes de respuesta a los riesgos y evaluar su efectividad a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

ü Define los Recursos humanos, materiales, tecnológicos y económicos.

Los recursos humanos de una empresa (RRHH) o human resources (HR) en inglés, es una función y / o departamento del área de 'Gestión y administración de empresas' que organiza y maximiza el desempeño de los funcionarios, o capital humano, en una empresa u organización con el fin de aumentar su productividad.

1.2 Realiza el programa de trabajo del proyecto de software con base en la metodología los objetivos y condiciones establecidas de tiempo, costo y recursos

Tema 5. Plan de trabajo

ü Que es un plan de trabajo

Un plan de trabajo es una herramienta que permite ordenar y sistematizar información relevante para realizar un trabajo. Esta especie de guía propone una forma de interrelacionar los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos disponibles.

ü Como realizar un plan de trabajo

1.-Identifica el objetivo de tu plan de trabajo. ...

2.-Escribe la introducción y los antecedentes. ...

3.-Establece tus metas y objetivos. ...

4.-Considera la posibilidad de ordenar tu trabajo siguiendo objetivos” SMART”. ...

5.-Menciona los recursos con los que cuentas. ...

6.-Identifica las limitaciones. ...

7.-Determina las partes responsables.

ü Evaluación de plan de trabajo

La evaluación de los aprendizajes es un proceso permanente de información y reflexión sobre el proceso de producción de los aprendizajes y requiere para su ejecución de la realización de los siguientes procesos:

*Recolección y selección de información sobre los aprendizajes de los alumnos, a través de la interacción con ellos, la aplicación de instrumentos, las situaciones de evaluación, etcétera.

* Interpretación y valoración de los aprendizajes en términos del grado de desarrollo de los criterios de evaluación establecidos en cada área y, por ende, el grado de desarrollo de la competencia. La valoración debe darse en términos cualitativos.

* *Toma de decisión, que involucra el establecimiento de un plan de acción que permita al alumno conocer, reforzar y estimular los aprendizajes que debe desarrollar con la ayuda del docente, quien deberá planificar nuevas estrategias de enseñanza y aprendizaje, según las conclusiones a las que se llegue en la evaluación.

ü Concepto de diagramas de Gantt

El diagrama de Gantt es una herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. A pesar esto, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades.

ü Descripción Gantt proyect y Microsoft Project ventajas y desventajas

· Gantt Project es una aplicación que permite organizar y planificar proyectos a través de diagramas Gantt, como así también la carga horaria de los integrantes dentro del mismo. A diferencia de Visual Project de Microsoft, GanntProject es una aplicación open source, por lo que se puede descargar de forma gratuita y además es una aplicación íntegramente escrita en Java por lo que lo hace multiplataforma.

VENTAJAS

· Se puede descargar de forma gratuita y además es una aplicación íntegramente escrita en Java por lo que lo hace multiplataforma.

· Reportes en PDF o HTML.

· Posibilidad de importar y exportar archivos de MS Project.

· Organización de tareas en forma jerárquica.

· Permite crear diagramas y asignares tiempos, recursos.

· Otra variante que se puede utilizar en combinación, es el diagrama de Pert.

· Fácil aprendizaje.

· Precio excelente.

· Las herramientas de gestión de proyectos comerciales cuestan una gran cantidad de dinero.

· Gratuito para cualquier propósito.

· Interfaz amigable

DESVENTAJAS

· Carece de muchas de las características adicionales que hacen de Project la herramienta estándar.

· Poca difusión entre las pequeñas y medianas empresas, para la gestión de sus proyectos.

Microsoft Project (o MSP) es un software de administración de proyectos y programas de proyectos, diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

VENTAJAS

· Seguimiento del origen de las incidencias.

· Ver la repercusión de un cambio.

· Experimentación con escenarios hipotéticos.

· Facilidad de control de las finanzas.

· Seguimiento y análisis flexibles de los proyectos.

· Aprovechamiento de los gráficos y los diagramas.

· Puede cambiar el color de fondo de las celdas o las filas con Resaltado de fondo de celda.

· Uso de las vistas mejoradas.

· Uso compartido de la información.

· Contribuye a organizar mejor el trabajo y permite al personal garantizar que los proyectos se entreguen a tiempo y sin sobrepasar el presupuesto.

· Obtención de ayuda cuando se necesita.

· Ahorro de tiempo con las plantillas. Cree sus propias plantillas personalizadas.

DESVENTAJAS

Sólo funciona en plataformas Windows, no freeware

· El 80% de los usuarios de Project usa el 20% de sus numerosas opciones.

· No se puede medir la productividad de las máquinas y las persona, tampoco rendimiento. Alto costo e inversión.

Elaboración del programa de trabajo.

ü Definición de actividades o tareas.

Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas de un programa o subprograma de operación, que consiste en la ejecución de ciertos procesos o tareas (mediante la utilización de los recursos humanos, materiales, técnicos, y financieros asignados a la actividad con un costo determinado), y que queda a cargo de una entidad administrativa de nivel intermedio o bajo. Es una categoría programática cuya producción es intermedia, y, por tanto, es condición de uno o varios productos terminales. La actividad es la acción presupuestaria de mínimo nivel e indivisible a los propósitos de la asignación formal de recursos. Conjunto de operaciones o tareas que son ejecutadas por una persona o unidad administrativa como parte de una función asignada.

ü Identificación de responsables de cada tarea.

En la planificación hecha, así como la infraestructura organizativa, de medios humanos y materiales disponible, resulta relativamente sencillo ir asignando paquetes de trabajo. En este punto el responsable de proyecto valora el esfuerzo realizado hasta este momento, ya que su criterio de asignación de tareas tiene como base un modelo cuantificado y cualificado y además puede verificar el progreso de cada actividad y valorar su riesgo.

Esta guía de referencia es la EDT que ha creado en la fase de planificación y que mantiene como primera propuesta de operación, que podrá ser modificada o no, en función de la marcha del proyecto.

Qué diferente es esta situación frente a la improvisación y falta de previsión ¿verdad?

Esa EDT y planificación temporal plasmada en el cronograma facilitan la asignación los paquetes de trabajo, en el orden temporal que corresponda y a los responsables implicados.

Una vez asignados, deberá controlar el estado de cada uno y su grado de progreso de acuerdo con el modelo de seguimiento (veremos más adelante) que haya implantado para la vigilancia de cada tarea.

Las variables mínimas a revisar serían:

· Identificación del paquete de trabajo

· Fecha de inicio

· Fecha de finalización

· Responsable de la ejecución

Además, debe tener una visión un poco más amplia, revisando las tareas que deben ejecutarse antes y después de las tareas en curso para conocer el grado de impacto en caso de desviación.

ü Especificación de duración y fecha de término de las tareas.